Entenda o que é o eSocial e como ele funciona

O eSocial foi criado pelo Governo Federal como uma medida de desburocratização, objetivando ganhos à economia do país e colaborando para a otimização do ambiente de negócios brasileiro. Mas então, você sabe exatamente o que é eSocial?

Ele é uma forma inovadora de prestar, vindo a substituir, gradativamente, várias obrigações acessórias. Esse instrumento proporciona a simplificação de processos organizacionais e ganhos de produtividade para a economia brasileira. Também ajuda a elevar a garantia de direitos dos trabalhadores.

O que é eSocial?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) consiste em um projeto que integra o SPED (Sistema de Escrituração Pública Digital). Ele tem por propósito simplificar e unificar a entrega de obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais no Brasil.

Basicamente, foi instituído com o propósito de consolidar bancos de dados e processos da Seguridade Social, da Receita Federal, do Ministério do Trabalho e Emprego e da Caixa Econômica Federal.

Ele ainda objetiva revolucionar o modo com que as empresas transferem as informações referentes a vínculos trabalhistas e à vida laboral de seus funcionários, terceirizados e outros indivíduos em situações semelhantes.

Como funciona?

Esses documentos serão transferidos com sistemas próprios integrados via Web Service. Não existe uma página web ou site com interface gráfica para isso, semelhante ao que ocorre com o módulo doméstico do eSocial.

Neste, empregadores repassam informações referentes a seus empregados domésticos, geram folha de pagamentos, podem quitar tributos de forma simplificada, entre outras ações.

Já o eSocial voltado para companhias também possibilita ações semelhantes, visando a simplificação de documentos fiscais e o envio de dados do trabalhador, embora tenha essa diferença no envio dos dados.

Mesmo que a companhia tenha participado de testes e avaliações no ambiente restrito de produção, deverá enviar seus eventos e ações para o ambiente de produção. Vale destacar que, nenhum evento transmitido na parte de produção restrita conta com validade jurídica, tampouco será migrado de forma automática pelo programa para o ambiente de produção.

Estes procedimentos asseguram sigilo fiscal, de modo que só o empregador pode acessar informações relativas aos seus colaboradores, isto é, os dados não são entregues a nenhuma pessoa jurídica ou física.

Quais os benefícios do eSocial?

O sistema unificado e simplificado garantirá os direitos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores, gerando mais segurança nessas áreas para eles e para o negócio.

Além disso, facilitará o cumprimento das obrigações fiscais, bem como eliminará redundância de dados enviados tanto por pessoas jurídicas quanto por pessoas físicas.

O eSocial vai aperfeiçoar a qualidade das informações tributárias, previdenciárias e de trabalho repassadas ao governo. As pequenas e microempresas, inclusive, poderão ganhar no futuro um tratamento diferenciado e mais simplificado.

Qual a influência nas atividades das organizações?

O eSocial abrange todas as organizações, de modo que é preciso se preparar para lidar com suas exigências.

Veja alguns exemplos:

  • cadastro de horários, alterações, cargos, funções etc;
  • lançamento de dados relacionados a admissões, demissões, avisos prévios trabalhados com chances de cancelamento etc;
  • modificações no registro de afastamentos e licenças necessitarão de um histórico de alterações com atestados médicos, retificações, términos, entre outras informações;
  • cadastro de colaboradores com novos dados, como nome social, histórico cadastral e contratual, dados do estrangeiro, informações de saúde do trabalhador etc.

Quando o eSocial entrou em vigor e qual o prazo para a implementação?

O eSocial foi definido em 11 de dezembro de 2014. No ano subsequente, entrou em vigor de modo limitado, tendo lançado apenas seu módulo relacionado ao trabalho doméstico.

Para as empresas, o eSocial começou a vigorar a partir de janeiro de 2018. Se quiser entender melhor os prazos, veja o calendário do eSocial:

Para entender o calendário, é preciso saber que o processo é dividido em 3 etapas:

  1ª etapa 2ª etapa 3ª etapa
1ª fase Janeiro de 2018 Julho de 2018 Janeiro de 2019
2ª fase Março de 2018 Setembro de 2018 Março de 2019
3ª fase Maio de 2018 Novembro de 2018 Maio de 2019
4ª fase Julho de 2018 Janeiro de 2019 Julho de 2019
5ª fase Janeiro de 2019 Janeiro de 2019 Julho de 2019
  • 1ª etapa: organizações com faturamento anual acima de R$ 78 milhões;
  • 2ª etapa: demais empreendimentos privados, inclusive optantes pelo Simples Nacional, MEIs e pessoas físicas que têm empregados;
  • 3ª etapa: entes públicos.

Cada etapa tem 5 fases. Apesar de as instituições serem diferentes, as fases são todas iguais:

  • 1ª fase: envio somente de informações relativas às companhias (ou órgãos, no caso dos entes públicos), isto é, referentes às suas tabelas (rubricas, cargos, estabelecimentos etc.) e cadastros do empregador;
  • 2ª fase: as companhias passam a ser obrigadas a mandar informações relacionadas aos trabalhadores e seus vínculos com as organizações (eventos não periódicos), como afastamentos, admissões e desligamentos;
  • 3ª fase: fica obrigatório a transferência das folhas de pagamento;
  • 4ª fase: substituição do Guia de Informações à Previdência Social e compensação cruzada;
  • 5ª fase: devem ser repassados dados de saúde e segurança do trabalhador.

Além de saber o que é eSocial, é preciso atenção às mudanças que ele trará aos processos corporativos vinculados ao governo. Afinal, ele impacta empresas de diversos portes, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte.

Para evitar problemas, é recomendado procurar assessoria contábil ou fiscal para aprender a lidar com esse novo sistema.

Ficou com alguma dúvida sobre o que é eSocial? Entre em contato conosco. Estamos disponíveis para ajudar a tirar todas as suas dúvidas.

Fonte: portal.esocial.gov.br e receita.fazenda.gov.br